インタビュー原稿の管理方法がわからない #デジタルマーケの現場課題

#デジタルマーケの現場課題, コンテンツ, 顧客インタビュー

デジタルマーケティングの現場で生じるさまざまな課題。
現場の実際の声をもとに、その問題の原因や解決方法を一緒に考えていくのが「#デジタルマーケの現場課題」シリーズです。

今回の課題はインタビュー原稿の管理の方法がわからないという課題です

インタビュー原稿は基本的にマーケティングの現場では実際のお客さんの導入事例や活用事例をお聞きしてそれをインタビューにしていく進め方がよく見られます。

インタビューのコンテンツ作成のフローを振り返っていくと、同じ原稿をいろんな人が交互にチェックしながら完成させていくプロセスが存在します。
ライターから担当者の手に渡り担当者から社内の確認担当の手に渡りそこから相手側の企業のチェックが入り修正が入った上でもう一度担当者の手に渡りサイド修正の確認があり・・・
といった形で様々な人のチェックを受けながら原稿が世に出されていくと言えます。

そこで生じる問題がインタビュー原稿の状況が管理しきれなくなるという課題です。
今誰がチェックしているのかわからない、そしてどの原稿が最新バージョンなのかがわからない。インタビュー先の企業から直してくださいと言われていたことが直されないまま掲載されてしまったというケースがよく起こります。

これはマーケティングのスキルではなく原稿制作のスキルですからマーケティング担当者が身に付いていないのも仕方がないことです。
ただ相手に依頼してインタビューしている以上お相手を怒らせてしまったり不快にさせてしまったりする原稿を掲載してしまうのは避けたいですよね。

そこで今回はインタビュー原稿の管理の方法について見ていきたいと思います。

原因
最初にインタビュー原稿の管理が途中でわからなくなる要因について整理していきましょう。

一つ目の要因は関わる人の多さとどの順番で誰がチェックするのかを把握できていないことにあります。インタビュー初期の段階で完成した原稿が誰と誰によってどんな順番でチェックされるのかを把握していることが理想ですが慣れていないとなかなか難しいものです。
原稿をライティングしている途中でこの原稿は誰と誰がチェックするから特にこのポイントに気をつけてライティングしようと意識できることが理想です。

二つ目の要因は原稿データをどのように共有管理するかという方法をお知らないことです。
wordファイルなのか、Google ドキュメントなのか。それとも WordPress 上で流行したものをチェックしてもらうのか。どの携帯で見せるのかそして修正がある場合はその原稿に対してどのように修正し塩を入れてほしいのか。そこまでイメージできないと、関わる人全員がスムーズに原稿チェックすることは難しいでしょう。

このように健康管理が混乱する要因を知っておかないと、次のような問題が起こります。

・車内チェックが終わっていない原稿を先方にも渡してしまった。誤字脱字が多く「こんなインタビューは載せないで欲しい」と言われた

・すでに WordPress に入稿しているのに、先方から wordファイルで修正した原稿が送られてきた入稿がやり直しになってしまった。

こうしたトラブルを防ぐためには順序よく原稿をベストな方法で共有する必要があるでしょう。

以上が表面的なトラブルの要因なんですが私が考えるにさらにもっと深いところでインタビューのトラブルが起きてしまう原因というのがあると思うんですよね。

じゃあ3つの要因は何かというと、 インタビュー原稿に対するチェックの厳しさの基準が人によって違うことです。平たく言えば 「大体でいいだろう」という人と「完璧にチェックしなければいけない」という人が両方存在するということです。これはウェブコンテンツならではの課題と言えるでしょう。

大体でいいだろう派の人はこんな風に思っています。
「Web にちょっと乗せるインタビューなんだからほどほどのクオリティでいいだろう。 WordPress で公開するのだから後悔した後にちょっとした誤字脱字や修正が見つかっても自分でログインして直せば5分もかからない。どこかに記録が残るわけでもないし、100%完璧にする時間もないからさっさと掲載してしまいたい」

一方を完璧でなければいけない派の人はこんな風に思っています
「原稿にミスがあったら自分の責任が問われる Web とはいえど世の中に出るものだし会社の信用にも関わる。一言一句、いい加減な表現やミスがあってはならない。ミスがある原稿を出してくる人間は許せない」

このように同じインタビュー原稿であっても認識の相違があるわけですよね。これがチェックの厳しさの基準が人によって違う問題です。

依頼側はマーケティング部の人間が依頼しますが依頼された方のチェックは誰が行うと思いますか。実は多くの場合、マーケティング部の人間ではなく後方や社長室の人間がチェックすることが通例なのです。こうした部署の方々はマーケティング部の基準よりもはるかに厳しい基準で原稿をチェックしています。日頃から原稿チェックするのが仕事という人もいるほどです。そうしたテックに厳しい人たちに認識が甘いものは原稿が入ってしまうと大変なことになります。インタビューはこうあるべきという基準が違うのですから当然ですよね。

残念ながらこれは依頼している文相手方に合わせるしかありません。導入事例インタビューは双方の企業の信頼性をもとに作られるものですから、100%ミスなくチェックして下さいと言われたらそのクオリティでやるしかないのです。担当者としてはとても負担が大きくなりますが、企業にインタビューするというのはそういうものだと覚えておきましょう。

解決策
以上インタビュー原稿のクオリティやチェックに関わるトラブルについてその原因を考えてきました。

では実際にはどのように入ってる原稿のチェックを進めていけばよいのかを再度整理します。

先ほどの要因の中でも特に三つめの要因が実は最も重要ではないでしょうか
インタビュー原稿というものがどれぐらい重要なものであるのかどれほど信用が問われるものなのかこの認識をすり合わせた上でスタートすることが大事だと言えます。
実際には依頼する段階で担当者側から先方は誰がどれぐらいチェックするのかを聞いておくことが必要です。広報室の人がわざわざチェックしてくれるということが分かったのであればそれ相応のクオリティのものを提出しなければいけないと分かりますよね。
高い基準が求められると分かったのであればそこで初めて駅舎側で誰がどれぐらいのレベルでライティングするかを決めて行かなければいけません。
こうした確認作業減ることでいい加減でいいだろうという気持ちがなくなるためトラブルの原因のほとんどを回避することができます。

続いてはインタビュー原稿のチェック方法について決めなければいけませんがお勧めは Google ドキュメントで完成まで持っていくことです入港は最後の最後まで行わないようにしましょう相手方の環境が Windows であれマックであれ Google ドキュメントであれば問題ありません今の Google ドキュメントはコメント機能や修正履歴機能もついているためインタビューには最適です。いつ誰がどんな修正をしたのかが分かる上に前のバージョンに戻ることも容易ですから Google ドキュメントを使って完成までもっていく。
必要な見出しのサイズや使用する写真も全て Google ドキュメント上で確認し合いましょう。
後は入港するだけですねという状態まで相手方の Ok をもらって初めて入港しましょう。
サイトに入れないと分からないですねっていう状態ではなくもう入港して公開してしまって大丈夫ですよという状態にするのが理想的です。

Google ドキュメントを使うメリットとしてファイルが分かれないことがあります。常に関わると全員が同じデータを一つだけ共有してそこに全員が作業を重ねていくことができるためです。これはワードファイルを添付でやり取りするケースでは難しい面があります。
Google ドライブ上に共有された Google ドキュメントをひとつだけ共有してそれを双方が交互にチェックしていく。
具体的にはライター自社の担当者自社の責任者先方の確認担当者先方のインタビューに答えてくれた相手自社の担当者の順でチェックをします大幅な修正が必要であれば再度ライターに戻ることもあるでしょう。その場合は今の流れをもう1度繰り返してください。

このように進めていくことでトラブルのほとんどを根絶することができます。

以上インタビュー原稿の管理の方法がわからないという課題について原因と解決方法を解説してきました。
クオリティに対する意識の差というのが実はトラブルの大きな原因となります。
担当者は気を緩めないようにインタビューコンテンツの制作に取り掛かっていてください。

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