撮影データの管理がめちゃめちゃ。 #デジタルマーケの現場課題

デジタルマーケティングの現場で生じるさまざまな課題。
現場の実際の声をもとに、その問題の原因や解決方法を一緒に考えていくのが「#デジタルマーケの現場課題」シリーズです。
今回は、撮影に付随しておこる「動画データの管理がたいへん」という現場課題について考えていきます。

課題

課題としてよくあるのが、以前に撮影したデータがそのまま残っていて、他の人がデータを使う場合にそのデータを消していいのかどうかがわからない、という課題です。

これは一つのカメラをスチール撮影やイベント撮影ライブ配信や YouTube の動画投稿など様々な場面で使いまわしてることで起きてきます。
一つのカメラをいろんな目的で使うことは有効利用できていて良いのですがそれぞれの使用後にデータを取り出して保管していないと次に使った人がそのデータを消していいのかがわからなくなるという問題が起きる可能性が常にあります。

特に32GBや64GB程度のメモリーカードの中で他の人が撮影した動画データが入っていると、データ容量を圧迫していますから、消していいのかどうかを早急に知りたいところではあります。
しかしながらこうしたメモリーカードに他の人のデータが入っていることに気づくのは撮影当日であることも珍しくありません。撮影当日はバタバタしていて忙しいため、仕方なくメモリーカードの残り残量に気にかけながら撮影を行う羽目になります。

そういう時に限って撮影が長引いてメモリーカードの容量が足りなくなるということも起きてきます。

これは最悪ですよね。

自分だけの機材であれば消していいデータが分かるため古いものから消していけば良いのですが、誰が撮影したか分からないデータを勝手に消してしまうような気がして気が引けてしまいますよね。他の部署に損害を与えるわけにはいきませんから、メモリーカードを強要しなければよかったと後悔する羽目になります。

解決方法

ではこうしたデータ管理がうまくできていないない子はメモリーカードの管理がうまくできていない場合にどのような解決方法があるでしょうか

専用のメモリーカードを買う

一つ目は YouTube であれば YouTube 専用のメモリーカードを一つ買ってそれは担当者だけが使えるように保存しておく。、
カメラの中には残さない。といった考え方です。
会社によっては昔からある一眼レフカメラと最近買ったミラーレスカメラが混在しており別々のカメラで一つのメモリーカードを使い回しているというケースが見られます。

ところが実はカメラのメーカーによってフォーマットの種類が違うため、本来であればカメラごとにメモリーカードを決めておくことが必要です。
ソニーであればソニー用のメモリーカードのフォーマット形式がありますし他のメーカーも同様です。
そのためマーケティング部の管轄で YouTube を撮影する場合には例えばソニー用 YouTube データなどのメモリーカードの名付けが必要になってきます。

このように専用のメモリーカードを用意して担当者が厳重に管理することでメモリーカードのバッティングを防ぐことができます。

メモリーカード共通のルールを決めてしまう

二つ目はメモリーカード共通のルールを決めてしまうということです。

カメラ置き場は車内の中でも共通でしょうからそのカメラ置き場にたとえばこんなふうに書置きを残しておくのはどうでしょう

「メモリーカードのルール
撮影後二日経ったデータは削除します。
撮影担当者は機材を戻す際に会社共有の外付けハードディスクに全データをバックアップしておくこと」

このようにデータ削除とデータのバックアップのルールを明確にしておけば、ある程度問題を防ぐことができるでしょう。

イレギュラーイベントに気を付ける

特に社員の写真の撮影や、採用関連の撮影、中年イベントなどのイレギュラーのイベントの撮影などで急遽カメラとメモリーカードを使用した場合いつもと違う担当者がカメラを使ってしまうケースがあります。その場合にもカメラを貸し出す際にこうしたルールを読み合わせしておき合わせてデータバックアップの方法も伝えておくことが必要になります。

これは会社ですから共通のルールに基づいてデータをバックアップすることについては全員で協力するべきだと考えます。

とりあえずデータを２年保存するでかいHDDを一つ

また共通のハードディスクホルダーですが現在では3TBや4TB など非常に容量の大きいハードディスクが安価で売られるようになっていますから一つ購入しておきひとまず撮影したらすべてここにデータを格納するというのをルール化してしまってもいいかもしれません。

メモリーカードは次の人が使う時に削除されるけれどもハードディスクには全てのデータが残っているから最悪そこを見ればデータは復旧できると考えるのです。

基本的にベンチャー企業や中小企業などでカメラを使いますようなケースでは3 TB 程度の外付けハードディスクがひとつあれば事足ります。

おそらく2年もすれば素材は使えなくなるものですから、外付けハードディスクがいっぱいになったら古いものから消していけば大丈夫です。
無理に全データを5年も10年もとっておこうとする必要は、ベンチャー企業に至ってはまったく必要ありません。

社内の動画体制を安定させるために

このようにデータの保存とメモリーカードの削除のルールを明確化してそれを運用していくことで会社の中で不要なトラブルを起こすことを防ぐことができます。

カメラの管理はできているけれどもメモリーカードの管理ができていないケースはもったいないです。

メモリーカードのデータを消すか消さないかだけで大した問題に思われないかもしれませんが、いざ撮影開始する時に少しでも不安要素を減らすために大事なルール夢だと考えてください。

日付ごとのデータ管理の方法は？

さてここまで、全体を見た時のメモリーカードの使い方についてお話をしてきました。

実際には毎週 YouTube 撮影をしていくと自分が撮ったデータをさらに細かく管理していく必要も出てきます。

こうした日付ごとのデータ管理の方法については別途配布しますのであわせてご覧ください。